Михалыч — собственник 2-комнатной квартиры на Патриарших. Вася — молодой агент.  Михалыч дал добро на продажу и они ударили по рукам. А дальше все пошло не по плану... Юрист забыл проверить документы, вовремя не сделали фотографии квартиры и Михалыч уехал на Бали, теперь нужно ждать когда он вернется, потому что Вася забыл взять ключи. Сотрудник, отвечающий за оценку потерял заявку. В итоге Вася никак не может разместить рекламу и запустить объект в работу. Волнуются все, Вася боится потерять комиссионные, а Михалыч терпение.

Понятно, что ситуация вымышленная, а размеры катастрофы слегка преувеличены и тем не менее для большинства агентств местами знакомая.Ввод нового объекта недвижимости в работу это почти всегда нервы, уже знакомые грабли и претензии со стороны клиента, что продажа затягивается, а ведь обещали... 

Как это решается в CRM

Михалыч дал добро на продажу своей квартиры и подписал предварительное соглашение на сотрудничество. Вася создает карточку объекта в системе, после чего срабатывает бизнес процесс, то есть последовательная постановка автоматических задач сотрудникам задействованным в процессе. 

• 1. Руководитель отдела и юрист получают уведомление о новом объекте.

Если вопросов нет и документы на недвижимость в порядке задача ставится следующему специалисту

• 2. Оценка объекта. 

После определения стоимости, когда задача закрыта, ставится следующая

• 3. Специалисту или отделу рекламы, если таковой имеется. Определиться на каких площадках будет продвигаться объект (доски, баннеры или это будет закрытый аукцион). Здесь же ставятся задачи ответственным сотрудникам на фото -, видео - съемку, написание рекламного текста объявления, выгрузку на доски, расклейку. 

Как только начинают поступать заявки от потенциальных покупателей, ответственный агент получает задачу

• 4. Агенту - организовать и провести просмотр. Договориться о дне/времени встречи с потенциальным клиентом, не забыть напомнить и договориться с собственником (допустим он хочет присутствовать) и т. д.  
• 5. И задача - отправить отчет после встречи или отчет в конце недели о всех просмотрах, по результатам.

Прим.: Последние две задачи агент будет получать автоматически до момента договоренности с уже реальным покупателем.  

На выполнение каждого этапа-задачи заранее можно и нужно установить свой срок, например, 1-2, 3... дня. Дополнительно, при желании, настроить уведомления руководителю о срыве сроков задач. То есть, если ответственный сотрудник «проспал» сроки, руководитель получит сообщение. 
Это один из вариантов сценария работы с объектом, для каждого агентства он будет свой. Например, если в агентстве  за оценку, фотосъемку, рекламу отвечает все тот же агент, то задачи поэтапно будут падать только ему. 
Итого

1. Можно контролировать этапы и сроки. Особенно актуально, если в процессе задействовано несколько сотрудников. 
2. Агент получает задачу не на словах и с конкретными сроками. Не получится списать на  «забыл», «не говорили», «думал, не срочно».
3. Задачи ставятся автоматически, по факту выполнения предыдущей. 
4. Экономия времени на рутинные действия, особенно, если в работе одновременно больше 1-2 объектов.