INTRUM CRM

Итак, у нас есть агентство N, и на его примере мы рассказываем, какие бизнес-процессы можно создать в INTRUM CRM и использовать в работе. Переходим от этапа работы с объектом к поиску и работе с покупателем. Агентство недвижимости N успешно разместило объект на доске объявлений. Начинается активная работа с покупателями. У агентства настроена интеграция INTRUM CRM с мессенджерами, соцсетями, телефонией, сайтом и другими внешними сервисами. По всем этим каналам в агентство поступают обращения от покупателей. Что делает бизнес-процесс? Каждый звонок в агентство фиксируется: система автоматически создает карточку контакта клиента, а агенту ставит задачу. Обращения распределяются между агентами в соответствии с регламентом компании: — задача ставится сотруднику, ответственному за объект; — задача назначается агенту, который наиболее свободен в данный момент; — система равномерно распределяет обращения между сотрудниками; — возможна другая логика. Вы можете установить время, за которое агент обязан обработать задачу. Если карточка контакта не редактируется, или если сделка не переводится на следующий этап (например, на “Показ назначен”), то система уведомит руководителя и/или передаст контакт другому агенту. Если объект по каким-то причинам не подошел покупателю, система поможет агенту подобрать альтернативные варианты из объектов компании или из внешней базы (функционал заявок на подбор). Объект понравился покупателю. Агент назначил показ. Что делает бизнес-процесс? Система автоматически отправляет агенту и покупателю уведомление о назначенной встрече (sms, сообщение в WhatsApp). Система может напомнить о предстоящей встрече за несколько часов. Если показ отменен или изменились время/дата, оповестит об этом участников. Собственнику объекта автоматически направляется отчет о проделанной работе. Показ состоялся. Агент вносит результат в карточку. В зависимости от этого результата, сделка двигается на следующий этап. Что делает бизнес-процесс? Если НЕТ. Система ставит задачу сотруднику: подготовить подборку альтернативных вариантов. Сделка возвращается на шаг назад. Если ДА. Запускается следующий этап. Он зависит от выбора способа оплаты: залог, ипотека, материнский капитал, сертификат и т.д. В каждом из вариантов будет предусмотрена своя схема: заявка и одобрение банка, проверка юристом и т.п. На любой стадии можно подключить уведомление руководителю. Сделка состоялась. Что делает бизнес-процесс? При закрытии сделки автоматически формируется отчет по выручке и KPI-отчет сотрудников. Пересчитывается рейтинг сотрудников. Завершается ли на этом работа? Нет. Агентство продолжает работать с собственником и покупателем. Что делает бизнес-процесс? Отправляет клиентам в WhatsApp информацию с акциями (например, приведи друга и получи %, скидки на услуги переезда/дизайн интерьера/покупку мебели и т.п.) дополнительными сервисами, подборками советов и юридических консультаций. ЧТО ПОМОЖЕТ ПРОКОНТРОЛИРОВАТЬ INTRUM CRM НА ЭТАПЕ РАБОТЫ С ПОКУПАТЕЛЕМ (ОТЧЕТНОСТЬ И АНАЛИТИКА)? Эффективность работы агентства/отдела/менеджера: воронка по стадиям сделки. Ликвидность объекта: воронки по стадиям сделки/по заявкам на подбор. Эффективность работы агентства/отдела/менеджера: KPI-отчет. Благодаря речевой аналитике можно быстро вычислить проблемные звонки, выявить сотрудника, который грубит/не компетентен/использует недопустимую лексику. ЧТО ПОЛУЧАЕТ АГЕНТСТВО, АВТОМАТИЗИРУЯ ПРОЦЕССЫ НА НА ЭТАПЕ РАБОТЫ С ПОКУПАТЕЛЕМ? Количество упущенных клиентов меньше: система контролирует, чтобы все звонки (даже неотвеченные) были обработаны. Сотрудник тратит минимум времени на поиск подходящих объектов. Подбор альтернативных вариантов по внешней и внутренней базе происходит автоматически. Сотрудники подключаются к сделке в нужный момент. Все идет по заданной схеме. Передвижение по этапам сделки происходит автоматически, для перехода на новый этап требуется заполнение обязательных полей. Уровень энтропии (хаоса) меньше. Руководитель и сотрудник видят и понимают эффективность (сотрудника/отдела/агентства): аналитика и отчеты размещаются на рабочем столе и/или приходят на почту. Собственник видит и понимает, что делает агент: ему приходят отчеты о проделанной работе.

Итак, у нас есть агентство N, и на его примере мы рассказываем, какие бизнес-процессы можно создать в INTRUM CRM и использовать в работе. Переходим от этапа поиска собственника к работе с объектом. Агент назначил встречу собственнику, чтобы посмотреть его объект. Что делает бизнес-процесс? Система автоматически отправляет агенту и собственнику уведомление о назначенной встрече (sms, сообщение в WhatsApp, звонок+сообщения в WhatsApp). Система может напомнить о предстоящей встрече за несколько часов, а если показ отменен или изменилось время/дата, оповестит об этом участников. Показ состоялся. Собственник согласился работать с агентством. Менеджер собирает данные по объекту и заполняет карточку в системе. Что делает бизнес-процесс? Сделка автоматически переходит на следующую стадию, система отправляет уведомление юристу и ставит ему задачу: проверить объект. Юрист проверяет чистоту объекта, готовит документы, выдает свое заключение. Сделка перешла на следующий этап. Подключается руководитель отдела. Требуется его согласование. Что делает бизнес-процесс? Система направляет уведомление руководителю агента, ответственного за объект.Руководителю необходимо согласовать начало работ по объекту. Уведомление приходит ему прямо на мобильный телефон в мобильное приложение INTRUM. Перейти в карточку объекта он может прямо из уведомления. Руководитель внес комментарии и/или сделал замечания к договору Что делает бизнес-процесс? Система оповещает агента и юриста. Если документы требуют доработки, INTRUM CRM может поставить задачу ответственному сотруднику. Руководитель согласовал договор. Агент распечатывает документы и назначает новую встречу с собственником. Что делает бизнес-процесс? Помимо того, что система вновь оповещает всех участников о назначенной встрече, она также ставит задачу фотографу “Назначить время фотосессии”. В INTRUM CRM можно создать календарь для бронирования времени фотосессий. Фотограф загрузил полученные фото или видео в карточку объекта, а агент написал продающий текст. Если карточка объекта готова, агент ставит отметку для выгрузки объект на рекламные площадки. Что делает бизнес-процесс? Система проверяет правильное заполнение всех полей: – с учетом требований досок, на которые выгружается объект, – с учетом тех параметров, которые приняты в агентстве (кол-во фото, объем текста и т.п.). Система автоматически вставляет в объявление нужный номер телефона (в зависимости от дня недели и рекламной площадки). Если система обнаружит ошибки, агент получит уведомление об этом. Кроме того система отправляет уведомление специалисту по рекламе: он подтверждает старт рекламы (т.н. премодерация). Модератор подтвердил выгрузку. Что делает бизнес-процесс? Система выгружает объект. Она контролирует срок размещения объявления. Временно снимает его с публикации, например, в нерабочие дни. Следит за размещением правильного номера телефона (в зависимости от дня недели и/или площадки/филиала). ЧТО ПОМОЖЕТ ПРОКОНТРОЛИРОВАТЬ INTRUM CRM НА ЭТАПЕ РАБОТЫ С ОБЪЕКТОМ? (ОТЧЕТНОСТЬ И АНАЛИТИКА) Эффективность работы агентства/отдела/менеджера: воронка по стадиям сделки. Эффективность работы агентства/отдела/менеджера: KPI-отчет. В отчете вы увидите, выполняют ли сотрудники установленную минимальную норму. Благодаря речевой аналитике можно быстро вычислить проблемные звонки, выявить сотрудника, который грубит/не компетентен/использует недопустимую лексику. ЧТО ПОЛУЧАЕТ АГЕНТСТВО, АВТОМАТИЗИРУЯ ПРОЦЕССЫ НА ЭТАПЕ РАБОТЫ С ОБЪЕКТОМ? Передвижение по этапам сделки происходит автоматически. Сотрудники подключаются к сделке в нужный момент. Кол-во неявок на показы меньше: система вовремя оповещает участников. Агент тратит минимум времени на размещение объекта на доску. Кол–во объявлений с ошибками меньше. Сокращаются расходы на рекламу: на досках находятся только актуальные и свободные объекты недвижимости. Эффективность объявлений выше: звонки поступают на актуальные номера в рабочее время.

Давайте посмотрим, какие бизнес-процессы может использовать агентство недвижимости в своей работе. Для этого возьмем среднестатистическое агентство N. Предположим, агентство N использует нашу INTRUM CRM, и к CRM-системе подключен внешний источник лидов: например, база собственников, которая собирает объекты с досок. Что делает бизнес-процесс? CRM-система фильтрует объекты из внешней базы собственников по тем критериям, которые соответствуют бизнес модели агентства N. Варианты фильтров: тип недвижимости, стоимость, район города и т.п. Объект попал во внутреннюю базу агентства N. Что происходит с ним дальше? У агентства есть группа сотрудников колл-центра. Они занимаются первичным обзвоном объектов. Что делает бизнес-процесс? Как только во внутренней базе появляется новый объект, система автоматически находит подходящего* сотрудника колл-центра и ставит ему задачу по этому объекту. * Что значит подходящий сотрудник? Критерии могут быть разные: территория, которая закреплена за сотрудником (область на карте, линия метро и т.п.), тип недвижимости/сделки, который обрабатывает сотрудник, стоимость объекта. Также возможен вариант “без критерия”. В этом случае система равномерно распределяет объекты по всем сотрудникам. Сотрудник, которому поставлена задача, делает обзвон. По его итогам он: – ставит отметку (недозвон или занято); – заполняет в CRM-системе карточку объекта (если звонок состоялся). Что делает бизнес-процесс? Вар. 1 Недозвон/занято. Система автоматически ставит сотруднику задачу на повторный обзвон этого контакта через заданное время. Вар. 2 Если звонок удачный, а собственник готов к сотрудничеству, система ставит задачу подходящему* агенту: назначить встречу для просмотра объекта. К задаче прикрепляются данные объекта и собственника. * логика автораспределения объектов среди агентов может быть любой и зависит от того, какие правила сложились в агентстве: – территориальное распределение (ветка метро, район, населенный пункт или область, отмеченная на карте), – характеристики объекта (коммерческая/жилая недвижимость, дом/участок, вторичка/первичка, эконом/премиум), – тип сделки (продажа/аренда), – ликвидность объекта. Также возможно рандомное распределение объектов по группе сотрудников. Если в вашем агентстве нет такой практики (распределять объекты среди риэлторов), система может просто оповестить (робот отправит сообщение в общий чат) всех активных агентов о том, что в базе появился новый свободный объект. Любой сотрудник сможет закрепить объект за собой. ЧТО ПОМОЖЕТ ПРОКОНТРОЛИРОВАТЬ INTRUM CRM НА ЭТАПЕ ПОИСКА И РАБОТЫ С СОБСТВЕННИКОМ? (ОТЧЕТНОСТЬ И АНАЛИТИКА) Эффективность работы call-центра (воронка). Можно построить воронку которая покажет: сколько из поступивших объектов было обработано, по какому количеству достигнут положительный результат. Эффективность работы call-центра, KPI-отчет. В отчете вы увидите, выполняют ли сотрудники установленную минимальную норму по кол-ву обработанных объектов/положительному результату. Благодаря речевой аналитике можно быстро вычислить проблемные звонки, выявить сотрудника, который грубит/не компетентен/использует недопустимую лексику. “ПЛЮСЫ” АВТОМАТИЗАЦИИ Порядок в обработке большого объема данных. Отсутствие споров между сотрудниками - система автоматически распределяет объекты. Все задачи создаются на нужной стадии с нужными сроками автоматически - ничего нельзя забыть или “забить”.

Когда наши клиенты знакомятся с “бизнес-процессами” INTRUM CRM у них возникает 3 вопроса: Что входит в базовый набор автоматизации (что включено в тарифный план)? За автоматизацию каких процессов придется доплатить? А, нужны ли эти платные опции или базовых будет достаточно? БАЗОВЫЙ НАБОР Отраслевая версия INTRUM CRM для риэлторов УЖЕ НАСТРОЕНА с учетом специфики работы агентства недвижимости. В системе есть удобные инструменты: для ведения клиентов (собственников, покупателей и т.д.), для работы с объектами, для управления персоналом и его мотивации, для сбора отчетности и построения аналитики. Многие рабочие процессы, необходимые агентству недвижимости, автоматизированы в INTRUM CRM по умолчанию, они “вшиты” в систему, это базовый функционал, он входит в ваш тарифный план: выгрузка на доски объявлений (более 200 площадок), предварительная проверка того, как заполнены данные, необходимые для публикации на выбранных площадках, ведение сделок по стадиям (с учетом правил перехода между стадиями), подбор подходящих объектов недвижимости (в базе агентства и во внешней базе собственников), поиск дублей в базе вашего агентства (дублей контактов, объектов), поиск объявлений конкурентов с вашими объектами на рекламных площадках, создание и отправка отчетов для собственников, презентаций для клиентов (а также других документов), подготовка отчетов с оценкой юридических рисков, получение выписок из ЕГРН (8 рублей за шт. (стоимость актуальна на август 2022г.) по факту получения выписки на любом тарифе), сбор лидов с сайта, построение отчетов и аналитики, напоминания о событиях в календаре (о показах, сроках задач), push-сообщения с системными уведомлениями в мобильном приложении INTRUM CRM. Эти базовые инструменты используют и небольшие агентства, и крупные сетевые компании. Базовые процессы обладают запасом вариативности - т.е. вы можете оптимизировать их под свою модель работы. Вот примеры того, что вы можете настраивать в базовой автоматизации: Автовыгрузка. Гибко настроить выгрузку только на те доски, которые для вас актуальны. Настроить любые правила и логику выгрузки данных на доски (например, публикацию разных номеров на разные доски/филиалы). Настроить систему внутренних виртуальных счетов для рационального расходования рекламного бюджета. Ведение сделки по стадиям. Создать свои собственные типы сделок. Переименовать стадии. Добавить необходимые стадии сделки. Указать поля. Настроить правила перехода между этапами сделки (с какой стадии на какую переход, какие поля необходимо заполнить при переходе или для перехода). Указать, кто из сотрудников может менять стадию сделки. Автоподбор объектов по заявкам. Указать, по каким базам будет идти подбор (база агентства или внешняя база). Задать частоту поиска. Определить, куда будут попадать подобранные объекты (в избранное или в неразобранное). Настроить автоотправку презентаций с подобранными объектами. Создать или добавить свои параметры подбора. БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ У каждого агентства своя корпоративная культура, свои технологии продаж, свои принципы работы. Чтобы очень тонко донастроить базовые процессы, добавить то, чего нет в версии “по умолчанию”, можно использовать сервис “Бизнес-процессы”. Он позволяет собирать цепочки действий-роботов так, чтобы получившийся автоматизированный процесс соответствовала тому, КАК ЭТО ПРИНЯТО У ВАС или тому, КАК ВЫ ХОТИТЕ, чтобы было у вас. Бизнес-процессы - это платный функционал. Бизнес-процессы позволяют: автоматизировать то, что требует ручной обработки (шаблонные действия внутри системы, уведомления, задачи); кастомизировать базовую автоматизацию. АВТОМАТИЗИРОВАТЬ ТО, ЧТО ТРЕБУЕТ РУЧНОЙ ОБРАБОТКИ Создание контакта из звонка Базовый вариант: вы вручную создаете из звонка карточку контакта. Номер телефона заполняется в карточке автоматически. Бизнес-процесс: по итогам звонка система сама создаст карточку контакта, назначит ответственного агента (в том числе с учетом геолокации объекта), привяжет задачу на заполнение карточки, добавит срок исполнения задачи и проконтролирует её выполнение, уведомит руководителя/сотрудника, если задача не выполнена. Поздравить клиента с ДР или НГ Базовый вариант: вы ставите напоминание в календарь с многократным уведомление каждый год на одну дату, в день Х система уведомляет вас. Бизнес-процесс: система сама определит, у кого сегодня ДР, и не только напомнит вам, но и отправит поздравление автоматически: текст и канал коммуникации зависит от статуса поздравляемого. Система также может добавить спецпердложение, приуроченное к праздничной дате. Снятие объекта с рекламы Базовый вариант: вы ставите себе напоминание, система вас уведомляет в день Х, вы снимаете с рекламы вручную. Бизнес-процесс: система автоматически прописывает сроки размещения объекта на доске. Она отследит, срок каких объектов и на каких досках подходит к концу, и снимет с публикации. Система может предварительно уведомить сотрудника о грядущем снятии, запросить подтверждение или поставить задачу. Уведомление клиента и агента о предстоящем показе Базовый вариант: вы вручную ставите задачу в календаре. Система оповещает вас. Вы уведомляете клиента. Бизнес-процесс: Система автоматически уведомит агента и клиента, что показ назначен. Сообщение будет отправлено в мессенджер, по sms или в виде звонка. Система напомнит о показе или оповестит, если что-то изменилось. Проведение телефонного опроса/автоинформирование об акциях по телефону Базовый вариант: сотрудник сам звонит клиенту, проводит опрос или рассказывает об акции. Бизнес-процесс: вы записываете аудиообращение, ставите условия: кому, когда необходимо позвонить. Система определяет список клиентов, подходящих под условие и обзванивает их. Например, опрашивает клиентов, которые смотрели объект недвижимости. Оповещение при открытии письма, отправленного из CRM Базовый вариант: сотрудник сам проверяет статус письма: открыто или нет. Бизнес-процесс: система уведомляет сотрудника (отправляет сообщение или ставит задачу), как только получатель открывает письмо. Выгрузка объектов в каналы Telegram Базовый вариант: вы вручную публикуете объект на канале в мессенджере. Бизнес-процесс: вы отмечаете, какие объекты необходимо выгрузить, а система сама размещает объекты в зависимости от их параметров (аренда, продажа, вторичка, новостройка, дача и т.п.). КАСТОМИЗИРОВАТЬ БАЗОВУЮ АВТОМАТИЗАЦИЮ Ведение сделок по стадиям Что можно сделать с помощью бизнес процессов? автоматически подключать участников-сотрудников на нужной стадии (отправлять им уведомления, ставить задачи); автоматически высчитывать комиссию и другие формулы; отправлять уведомления сотрудникам при достижении “меток”. Автовыгрузка объектов на доски Что можно сделать с помощью бизнес процессов? заполнять автоматически описание объекта (например, описание района, добавлять типовые фразы исходя из характеристик объекта), проверять соответствие объявления параметрам (кол-во фото, объем текста, заполненные обязательные поля), организовать ротацию объектов в рамках рекламного пакета; контролировать сроки размещения, снимать объекты с публикации по установленному вами графику (в нерабочие дни, например); автоматически менять телефонный номер в объявлениях по графику; отправлять уведомления (например, модератору или агенту о статусе выгрузки его объекта). Работа с заявками на подбор Что можно сделать с помощью бизнес процессов? автоматически отправлять сообщение клиенту в WhatsApp, когда объект из автоподбора попадает в избранное. при переходе на стадию “сделка”, автоматически менять стадию в карточке объекта, автоматически снимать объект с рекламы. Платить или нет за дополнительную автоматизацию и кастомизацию вы решаете сами. Вы определяете, какие процессы будет целесообразно оцифровать. Читайте статью “Что выгоднее: нудная рутина или умная автоматизация?”

Бизнес-процессы в INTRUM CRM собираются как конструктор из блоков. Блоки образуют схему. CRM-система автоматически следует заданной схеме. ТИПЫ БЛОКОВ: ИЗ ЧЕГО СОБИРАЕМ КОНСТРУКТОР? Событие Сотрудник Петя Иванов создал карточку клиента определенного типа. Это событие. Кстати, бизнес-процесс срабатывает, если в системе произошло событие. Действие Бизнес-процесс выполняет действие в системе. Например, создает задачу для сотрудника Маши Петровой с прикрепленным клиентом. Выбор варианта и Ожидание ответа Бизнес-процесс дошел до этого блока: у выбранного сотрудника появится окно с вариантами ответа на вопрос по бизнес-процессу. Например: “Ознакомились с договором? Да/Нет/Позже” Таймер Сценарий бизнес-процесса будет ожидать заданное время или до определенного времени. Затем сценарий продолжается. Вычисляемое значение. В этом блоке размещается исполняемый программный код. Он нужен, чтобы выполнить сложные вычисления и отправить запросы на внешние сервисы (используется синтаксис php). Любые данные из полей карточек можно использовать в качестве переменных. Вы сами закладываете логику обработки всех этих данных. Данным блоком можно прервать выполнение процесса, если по результату вычислений карточка не подходит под условия, описанные в коде. Сочетание блочной структуры и элементов кода позволяет создавать нестандартные логические цепочки, изящные бизнес-процессы, точно соответствующие особенностям работы именно в вашем агентстве. ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ: КАК СОБИРАТЬ КОНСТРУКТОР? 1. Создание любого бизнес-процесса начинается с триггера. Триггеры - то, что запускает бизнес-процесс (событие). Примеры событий-триггеров: создание карточки (контакта, объекта, заявки, сделки); редактирования полей в карточке; смена статусов сделок, заявок, задач; входящий или исходящий вызов; получение электронных писем; смена ответственных; любые другие изменения. Любое событие может запускать процесс или переводить его на следующий этап. Вот лишь несколько примеров: Редактирования карточки. Изменилась цена на объект. Руководитель получил уведомление об этом. Агент отправил рекламу объекта на доску объявлений.Модератор рекламы получил сообщение. Смена статуса сделки/заявки/задачи. Смена статуса направляет цепочку действий-роботов по заданной схеме. Например, в случае “ДА” - бизнес-процесс двигается по одной схеме, если “НЕТ” - по другой. Отсутствие того или иного действия. Агент не позвонил клиенту в течение заданного отрезка времени.Система направляет руководителю уведомление или автоматически меняет ответственного (клиент переходит к другому агенту). Появление нового элемента в системе. Поступил вопрос с сайта. Сотрудник, который уполномочен отвечать на вопросы с сайта, получил уведомление. Входящий звонок автоматически преобразовывается в карточку контакта. В INTRUM CRM можно создать бизнес-процесс, который стартует без события. 2. После того, как задана стартовая точка, собираются те действия-роботы, которые следуют за стартовым событием. Они тоже разнообразны: Смена/назначение/добавление ответственного (редактирование любого поля любой карточки). Отправка уведомления/напоминания (на почту, по SMS, в мессенджеры, в соцсети, внутри CRM-системы и т.п.). Отправка документа (отчета, презентации, договора, любого бланка). Создание рассылки/звонка. Создание контакта, объекта, заявки, сделки, задачи и т.п. Удаление любого типа карточки. Ожидание. Генерация вопроса. Выполнение вычисления. Отправка нужных запросов на внешние сервисы (методом GET или POST). Для построения цепочки используются разные типы блоков. В одном бизнес-процессе умещается до 50 блоков. В блоки можно добавлять условия, из блоков можно делать ветки сценария (ветвление), блоки можно удалять. Принцип построения Бизнес-процесса позволяет предусмотреть переход к другому сценарию, а также зацикливать процесс, и тогда он будет воспроизводиться с заданной регулярностью. Вы можете связать событие-триггер и нужное действие, выстроить цепочку с любой последовательностью действий.

Мы учли опыт сотен агентств недвижимости. Мы проанализировали потребности тысяч агентов. Мы автоматизировали ключевые процессы, без которых невозможна работа риэлтора. В отраслевой версии INTRUM CRM “по умолчанию” автоматизировано выполнение многих задач: выгрузка на доски объявлений, сбор лидов с сайта, подбор объектов недвижимости в базе, создание и отправка отчетов для собственников, презентаций для клиентов и т.п., подготовка отчетов с оценкой юридических рисков, получение выписок из ЕГРН, поиск дублей контактов и объектов в базе компании, поиск объявлений конкурентов с вашими объектами на рекламных площадках, ведение сделок по стадиям, подготовка отчетов, и др. Все это входит в абонентскую плату. “Базовую” автоматизацию можно настраивать и подстраивать под то, как организованы процессы в вашей компании. Но предусмотреть ВСЁ, заложить в систему автоматизацию ВСЕХ задач мы не способны: наши клиенты зачастую используют свои наработки и уникальные методики. То, что жизненно необходимо одному агентству, для другой компании может быть неприемлемо. Чтобы не ограничивать пользователей INTRUM CRM базовым функционалом, мы реализовали сервис “Бизнес-процессы”. Это конструктор. С его помощью вы можете сами автоматизировать выполнение практически любой задачи. Вы просто создаете нужный вам бизнес-процесс, т.е. собираете логическую последовательность, цепочку действий-роботов. Бизнес-процесс в INTRUM CRM - это схема (алгоритм), который описывает: – что будет, если.. – что произойдет, когда… – что должно случиться, чтобы… – в какой последовательности должно происходить… – сколько пройдет времени до того, как (прежде, чем..) – что должно последовать, в случае А, Б, В… – и так далее. INTRUM CRM следует созданной схеме, все действия вашей цепочки выполняются автоматически. Загляните в видео-библиотеку с примерами “бизнес-процессов”. Мы поможем вам повторить шаблон, изменить его или собрать свою схему.

Автоматизировать или не автоматизировать? Вот в чем вопрос. И ответ на него не всегда очевиден, зачастую индивидуален и даже может вас разочаровать. Чем же руководствоваться, когда вы решаете, какие задачи обратить в цифру, а какие оставить hand-made? Целесообразность. Здравый смысл. Выгода. Продолжать семантический ряд не стоит. Давайте лучше на примерах. Пример 1 Если вы хотите заменить сотрудника, выполняющего некую задачу, автоматизацией, подумайте, не получится ли так, что вместо одного сотрудника вы наймете другого - того, кто будет обслуживать автоматизацию? Пример 2 Автоматизация призвана увеличить производительность. Но, если увеличивать производительность нет смысла? Если больше 100 клиентов в месяц к вам не придет, потому что нет столько населения/спроса/объектов? Автоматизация нужна, когда рынок (ваша доля на рынке) растет и не хватает рабочих рук сотрудников. Пример 3 Теперь зайдем с другой стороны. Вы поняли, что автоматизация не увеличит производительность. Но, если вы за счет автоматизации сократите свои расходы… Согласитесь, это уже совсем другой разговор! Пример 4 Человеческий фактор. Человек совершает ошибки. Да. Это плохо. Давайте заменим его бизнес-процессом? Возможно, в этом есть смысл. Но человек способен увидеть то, что оцифрованный процесс не увидит, не поймет. Помните фразу “Если польза от лекарства превышает возможные риски”? Здесь можно примерно так же сказать про автоматизацию: если вы хотите минимизировать человеческий фактор, используйте автоматизацию только тогда, когда польза превышает возможные недостатки. Пожалуй, можно вывести правило из всего, что уже написали: Если люди могут выполнять задачи с тем же процентом ошибок, по такой же стоимости, с такими же издержками, смысла в автоматизации нет.

Мы хотим вас предостеречь от ошибок при создании бизнес-процессов. Вот они - 7 смертных грехов разработчика бизнес-процессов. Вот они - 7 смертных грехов разработчика бизнес-процессов: 1. Пытаться автоматизировать все этапы бизнес-процесса сразу. Когда вы автоматизируете сложный, многоэтапный процесс, в котором участвует много сотрудников из разных отделов, они подключаются в разное время, эстафета ответственности передается от одного к другому, сценарий ветвится, зацикливается и т.п. и т.д., не пытайтесь объять необъятное и прописать весь процесс сразу и целиком. Успешно запустить его в полностью собранном виде не получится. Сложно учесть все нюансы. И “на бумаге” вы можете легко ошибиться. Чтобы не пришлось все переделывать, лучше прописать и тестировать работу каждого этапа (участка БП), прежде, чем перейти к следующему. 2. Не предусмотреть возможность принудительного схода с логики бизнес-процесса. Жизнь - штука непредсказуемая, об этом не стоит забывать даже при разработке БП. При выполнении стандартной задачи вы можете столкнуться с нестандартной ситуацией. И лучше предусмотреть возможность прервать БП, перейти на ручное управление. 3. Не заложить обратную связь в виде оповещения при выходе за пределы заложенной в БП логики. Если что-то пойдет не так, если что-то вдруг сломается, случится форс-мажор, нестандартная ситуация… система должна уведомлять об этом, направлять сообщение ответственному сотруднику, руководителю. Не забывайте о такой простой вещи при планировании БП. 4. Автоматизировать слишком сложные бизнес процессы. Увы, автоматизировать абсолютно ВСЁ невозможно. Там, где в дело вступают эмоции, настроения и прочие тонкие материи, втиснуться в рамки шаблона весьма сложно. Так, например, работа с элитными проектами, штучными вип-объектами трудно поддается автоматизации. 5. Автоматизировать слишком простые бизнес процессы. Другая крайность - автоматизировать то, что автоматизировать и не стоит - проще и быстрее сделать руками, нажать одну кнопку и т.п. Нет смысла напоминать о том, что и так не забудут. 6. Связывать события, которые невозможно трактовать однозначно. Устанавливать прямую связь между входящим письмом и созданием сделки будет ошибкой. Не лучшая идея связывать таким же образом входящий звонок и сделку. Почему? Потому что письмо или звонок могут быть, например, спамом. 7. Разрабатывать автоматизацию изолированно, не консультируясь с экспертами со стороны компании. В этом случае БП будет оторван от жизни. Он может быть прекрасен как тысяча павлинов в хрустале, но все попытки “пересадить его в открытый грунт” окажутся напрасными. Сотрудники будут отчаянно сопротивляться тому, что не соответствует действительности и не может в принципе существовать. Вы получите две реальности: то, что будет происходить на самом деле, и то, что как бы должно быть в идеале. Чтобы бизнес-процесс работал, недостаточно прописать регламент и создать эталон. Скорее всего вам придется со временем видоизменять и улучшать эталонный процесс, актуализировать его. Бизнес-процесс живет и развивается вместе с компанией.

Компания INTRUM разработала плагин-расширение для работы риэлторов в браузере Google Chrome. Расширение упрощает взимодействие с крупнейшими досками объявлений Avito, Циан, N1 и Яндекс. Расширение “Звонки с досок объявлений” позволяет: Копировать номер из объявления с досок Avito, Циан, N1 и Яндекс. Скопированный номер можно внести в карточку объекта или контакта в CRM-системе INTRUM. Отправлять звонок в INTRUM CRM. Можно позвонить номеру, указанному в объявлении, прямо из CRM-системы. Из диалога звонка легко создать карточку контакта (если номер не подменный). Отправлять звонок на мобильный. С помощью расширения пользователь может звонить на номер, указанный в объявлении, с мобильного телефона, работающего на ОС Аndroid.

Пользователям INTRUM CRM стало проще работать с сервисом продаж новостроек НМАРКЕТ. Агентства недвижимости могут установить приложение "База новостроек НМАРКЕТ" и использовать новое расширение для браузера Google Chrome "Импорт объектов из базы новостроек НМАРКЕТ”. Интеграция INTRUM CRM с НМАРКЕТ позволяет: добавлять подходящие объекты из базы НМАРКЕТ прямо в базу INTRUM CRM (вместе с фото, описанием жилого комплекса и подробными характеристиками объекта). прикреплять объект из базы НМАРКЕТ к заявке на подбор в CRM-системе INTRUM и отправлять клиенту презентацию с этим объектом.

В апреле российский разработчик CRM-системы INTRUM выпустил новый пакет обновлений. Реализован функционал для вывода QR кодов на бланки документов, обновился блок с аналитикой, в органайзере появились графики дежурств и бронирования. Улучшилась автоматизация процессов: поиск дублей по базе объектов и контактов, а также автозаполнение карточки сделки. Интегрированы новые услуги МТС. При этом, несмотря на рост эксплуатационных расходов в 1 квартале 2022 года, компания не намерена повышать тарифы на свое ПО. Органайзер. Календарь дежурств и бронирования Раньше в органайзере INTRUM CRM сотрудник видел только свои собственные события или события, где он является одним из участников. Теперь стали доступны для просмотра и редактирования некоторые типы событий коллег: дежурства, бронирование автомобиля или переговорной и т.п. В INTRUM CRM можно создать графики и календари, где сотрудники сами смогут выбрать удобную дату и запланировать дежурство или бронь. Бланки документов. QR коды Новые настройки позволяют вставлять в документ QR код. Можно закодировать короткую ссылку на документ (презентацию, отчет) или визитку с контактами сотрудника. QR код генерируется автоматически и помещается на те документы, которые клиент получит в распечатанном виде. При сканировании QR кода на телефоне у клиента появляется: короткая ссылка на документ (можно узнать полную информацию об объекте, поделиться ссылкой в соцсетях и мессенджерах); телефонный номер сотрудника (не нужно вручную вносить телефонный номер). Автоматизация процессов. Поиск дублей, автозаполнение контактов собственника в сделках Разработчики INTRUM CRM улучшили алгоритм поиска дублей контактов и объектов. Теперь даже поиск по базе свыше 100 тыс. записей происходит быстро. Стало проще создавать сделки: если сделка создана из карточки объекта, INTRUM CRM автоматически заполнит поля с данными собственника объекта. Аналитика. Графический отчет выгрузки на доски, KPI отчет, воронки в карточках заявок В INTRUM CRM появился графический количественный отчет по выгрузке объектов на доски объявлений. Опции, которые настраиваются: период времени для анализа (до 150 дней), доски или фиды (до 5 шт.), шаг (неделя или месяц), минимальное кол-во дней для выгружаемых объектов (в % от шага). Параметры для анализа выгрузки: успешно выгруженные, с ошибками заполнения, недостаточно средств, отмеченные на выгрузку. При этом строить график можно для: группы сотрудников, филиала, CRM группы, отдела, всех сотрудников. В апреле также изменился внешний вид KPI отчетов. Он стал визуально нагляднее. Обновления произошли и в карточке заявки на подбор: появились воронки движения объектов по стадиям. Пользователь может также посмотреть историю движения объектов по стадиям. Телефония. Новые услуги МТС Обновился функционал интеграции с телефонией МТС. Подключены услуги: запись звонков - услуга "Контроль качества", новая версия услуги "Автосекретарь".

Разработчики анонсировали первый в 2022 году блок обновлений INTRUM CRM. В отраслевой версии CRM-системы для риэлторов расширился функционал, влияющий на юзабилити, добавлены опции сортировки сущностей. CRM-решение от компании INTRUM CRM выбирают средние и крупные агентства недвижимости, в том числе сетевые. В их штате десятки сотрудников, а базы содержат сотни тысяч объектов. Чтобы поиск по сущностям (объектам, заявкам, сделкам, контактам) был быстрым, разработчики дополнили CRM-систему новыми фильтрами и вариантами сортировки. Возможности INTRUM CRM позволяют самостоятельно настроить интерфейс: выбрать, какие поля будут отображаться в списке той или иной сущности. Поиск и сортировка осуществляется практически по любым переменным. Все фильтры гибко кастомизируются. Разработчики также работают над фильтрацией внутри карточек. Февральское обновление CRM-системы дополнило имеющийся набор опций: - Появилась сортировка объектов по числу прикрепленных сделок и заявок. - В карточке объекта можно упорядочить подобранные заявки по различным критериям. Прямо в списке отображаются данные из карточки заявки: так искать и подбирать объекты удобнее. - В карточке заявки появился фильтр: подобранные объекты сортируются по ответственным. Это касается как автоматического, так и ручного подбора. В числе обновлений также доработаны настройки правил перехода между стадиями сделок. Ранее пользователи могли лишь указать, с какой стадии сделки разрешен переход на текущую. Теперь в INTRUM CRM можно выбрать одно или несколько полей, обязательных для заполнения. Данную возможность удобно использовать, если необходимо вносить информацию перед переходом на другую стадию. В январе на рабочем столе INTRUM CRM появился органайзер-календарь. Такое решение позволяет планировать рабочий день сразу при входе в систему. Доработаны бланки договоров, мобильное приложение INTRUM CRM стало работать стабильнее.

INTRUM CRM знает, как организовать работу call-центра так, чтобы контактные данные клиентов не попали в сеть. Гибкая система настроек прав доступа, разработанная в компании INTRUM, минимизирует влияние человеческого фактора на работу агентства, защищает бизнес от деятельности недобросовестных сотрудников call-центра. В начале февраля в INTRUM CRM появились новые опции в настройках доступа к контактным данным клиентов и контрагентов. Оператору call-центра теперь не обязательно видеть телефонный номер, чтобы на него позвонить. Он совершает “слепой” звонок. Достаточно отключить для группы сотрудников, работающих в call-центре, видимость телефонного номера в карточках контактов и: Оператор call-центра не видит номер, но может позвонить. Для этого ему достаточно нажать на кнопку “Позвонить”. Тот, кому звонит оператор call-центра, видит номер звонящего (т.е. номер агентства недвижимости). Телефонный номер скрыт для сотрудника звездочками. Он не отображается ни при наборе номера, ни во время разговора. При этом администратор CRM-системы может оставить видимость имени и отчества контакта. Так оператор будет знать, как обращаться к клиенту. “Слепой” обзвон помогает: защитить персональные данные клиентов/контрагентов; защитить бизнес от утечек информации. При “слепом" обзвоне сотрудник call-центра не может: скопировать и продать базу контактов недобросовестным компаниям/лицам. скопировать данные пользователей и выложить в публичный доступ. скопировать и передать базу конкурентам. использовать телефонные номера в личных целях (например, для предпринимательской деятельности). умышленно вредить (например, звонить с личного номера от лица компании в ночное время, хамить и т.п.) Возможности системы позволяют “закрыть” для операторов call-центра все карточки контактов, оставив доступ только к тем, которые необходимо обзвонить (к контактам одного отдела, филиала или сотрудника). В INTRUM CRM также можно ограничить доступ по типу контакта: оператор будет видеть, например, только карточки собственников или покупателей. Сотрудник call-центра получает доступ к небольшому “участку” базы данных. Это достаточно для работы, но не достаточно, чтобы “унести базу” за пределы агентства.

В начале этого года разработчики INTRUM CRM внедрили ряд обновлений в отраслевую версию для агентств недвижимости. CRM-система компании INTRUM полностью перешла на платную версию сервиса Яндекс.Карты. Теперь частные риэлторы и сотрудники агентств видят на картах в INTRUM CRM все объекты, в том числе все новостройки. В карточках объектов появилась новая вкладка "Инфо о здании". В этом разделе отображается полная и актуальная информация об объекте. Данные о строении автоматически загружаются из ГИС ЖКХ (государственной информационной системы жилищно-коммунального хозяйства). В ГИС ЖКХ содержится информация практически по всем зданиям РФ. В карточке объекта в INTRUM CRM можно посмотреть следующие данные: - общая информация по зданию, - площадь объекта, - количество квартир, - количество лифтов, - количество подъездов, - материал стен и других конструктивных элементов, - инженерные системы, - информация об управляющей компании и многое другое. Расширенная информация о строении представлена в "Электронном паспорте" объекта. Обновление INTRUM CRM и расширение ее функционала не отразились на стоимости системы для пользователей.

INTRUM CRM признана лучшей CRM системой рынка недвижимости в 2021 году. Система управления взаимоотношениями с клиентами от компании INTRUM победила в соответствующей номинации в рамках Национального конкурса CREDO-2021. Конкурс CREDO проводится с 2007 года. Среди участников: застройщики массового и малоэтажного жилищного строительства, риэлторы и агентства недвижимости, кредитные и брокерские организации, а также тематические сервисы и разработчики профессионального программного обеспечения. Ежегодно жюри конкурса выбирают компании, которые внесли наибольший вклад в развитие рынка недвижимости. Награду получают также персоны, чей профессионализм, деловые качества помогли становлению и укреплению цивилизованных отношений в этой сфере. 2021 год - юбилейный: конкурс проводится уже в 15 раз. В этом году организаторы расширили список номинаций. В программе конкурса впервые появилась номинация "Лучшая CRM система рынка недвижимости". Компания INTRUM стала первой, кто получил диплом в данной категории. Независимая оценка и награждение лауреатов прошли в рамках Санкт-Петербургского Всероссийского жилищного конгресса — крупнейшего делового мероприятия в сфере недвижимости.